ビジネス記録は契約紛争の証拠となるか？最高裁判所が示す判断基準

[G.R. No. 96202, April 13, 1999] ROSELLA D. CANQUE, PETITIONER, VS. THE COURT OF APPEALS AND SOCOR CONSTRUCTION CORPORATION, RESPONDENTS.

建設業界における契約紛争は、証拠の提示と立証が勝敗を大きく左右します。特に、日々の業務で作成されるビジネス記録が、裁判においてどこまで証拠能力を持つのかは、企業にとって重要な関心事です。今回の最高裁判決は、ビジネス記録の証拠能力について、具体的な事例を通して重要な判断基準を示しています。契約不履行を主張する建設会社と、支払いを拒否する請負業者の間で争われた本件は、単なる金銭請求訴訟にとどまらず、証拠法上の重要な原則を再確認する機会となりました。ビジネス記録を証拠として活用する際の注意点や、契約書作成の重要性について、本判決を詳しく解説します。

証拠法におけるビジネス記録の原則：伝聞証拠の例外

フィリピン証拠法規則130条43項は、「業務の過程における記録」について規定しています。これは、一定の要件を満たすビジネス記録が、伝聞証拠の例外として証拠能力を認められる場合があることを定めています。伝聞証拠とは、法廷外での発言を証拠とするもので、原則として証拠能力が否定されます。しかし、ビジネス記録は、日常業務の中で作成され、一定の信頼性が認められるため、例外的に証拠として認められる場合があります。条文は以下の通りです。

「業務の過程における記録。記録が言及する取引の時点またはその直後に、死亡、フィリピン国外在住、または証言不能となった者が、記載された事実を知り得る立場にあり、かつ、専門職としての資格または職務遂行上、通常の業務または職務遂行の過程で記録を作成した場合、当該記録は一応の証拠として受理することができる。」

この規定が適用されるためには、厳格な要件を満たす必要があります。記録作成者が証言不能であること、記録が取引の直後に作成されたこと、記録作成者が事実を知り得る立場にあったこと、そして記録が通常の業務過程で作成されたこと、これらの要件全てが満たされて初めて、ビジネス記録は有力な証拠となり得るのです。

事件の経緯：ビジネス記録の証拠能力が争点に

本件は、建設業者ロゼラ・D・カンケ氏（以下、請負業者）と、建設会社ソコール建設株式会社（以下、建設会社）との間の契約紛争です。請負業者は政府から道路復旧工事などの公共事業を受注しており、建設会社からアスファルト合材などの建設資材の供給を受けていました。両者は2つの契約を締結しましたが、その後、資材の納入量や代金支払いを巡って意見の対立が生じました。

建設会社は、請負業者に対し、未払い代金約299,717.75ペソの支払いを求めて提訴しました。建設会社は、証拠として自社の「売掛金元帳」を提出しました。この元帳には、請負業者への請求や入金が記録されていましたが、記録を作成した簿記係は法廷で証言したものの、記録内容について直接的な知識を持っていませんでした。請負業者は、契約で定められた納品書が提出されていないこと、元帳は伝聞証拠であり証拠能力がないことなどを主張し、支払いを拒否しました。

裁判は、第一審、控訴審、そして最高裁判所へと進みました。第一審裁判所は、建設会社の売掛金元帳を証拠として認め、請負業者に支払いを命じました。控訴裁判所も第一審判決を支持しましたが、最高裁判所は、ビジネス記録の証拠能力について、より詳細な検討を行いました。

最高裁判所の判断：ビジネス記録の証拠能力と他の証拠との関連性

最高裁判所は、まず、売掛金元帳（ビジネス記録）が証拠法規則130条43項の要件を満たしていないと判断しました。なぜなら、記録を作成した簿記係が法廷で証言しており、「証言不能」の要件を満たさないからです。また、簿記係は記録内容について直接的な知識を持っておらず、「事実を知り得る立場」にあったとも言えません。裁判所は次のように述べています。

「証拠として記録を認める必要性は、記録が最良の入手可能な証拠であるという点にある。（中略）記録を作成した者が法廷で証言できない場合に、記録を証拠として認める必要性が生じるのである。」

「証人が自ら記入した事実について個人的な知識を持っておらず、情報提供者が特定されており、多数の従業員が関与する記録システムの一部ではない場合、当該記録は、情報提供者の証言なしには証拠として認められない。」

しかし、最高裁判所は、売掛金元帳が証拠能力を持たないとしても、建設会社の請求を認めることができると判断しました。その理由は、売掛金元帳以外にも、契約書、請求書、請負業者の宣誓供述書、政府機関の証明書など、多数の証拠が提出されており、これらの証拠を総合的に考慮すると、建設会社の主張が十分に立証されていると判断できるからです。特に、請負業者が過去に代金を支払っていた事実や、公共事業の代金を政府から全額回収していた事実などが、建設会社の主張を裏付けるものとして重視されました。

最高裁判所は、証拠法規則132条10項の「記憶喚起のためのメモ」としての利用についても検討しましたが、これも証拠そのものとはならないと判断しました。しかし、最終的には、他の証拠によって建設会社の請求が認められるべきであるという結論に至り、控訴審判決を支持しました。

実務上の教訓：ビジネス記録と証拠戦略

本判決から得られる実務上の教訓は、ビジネス記録は万能の証拠ではないということです。ビジネス記録は、証拠能力が認められるための厳格な要件があり、要件を満たさない場合でも、他の証拠と組み合わせることで、立証に役立つ可能性があります。企業は、ビジネス記録の作成・保管だけでなく、契約書、納品書、領収書など、様々な証拠を体系的に管理し、紛争に備える必要があります。

特に建設業界においては、工事の進捗状況、資材の納入状況、代金の支払い状況などを正確に記録し、関係者間で確認し合うことが重要です。口頭での合意だけでなく、書面による契約を締結し、契約内容を明確化することも、紛争予防のために不可欠です。また、紛争が発生した場合には、早期に弁護士に相談し、適切な証拠収集と証拠戦略を立てることが、勝訴への鍵となります。

主要な教訓

• ビジネス記録は、一定の要件を満たせば証拠能力を持つが、万能ではない。
• ビジネス記録だけでなく、契約書、納品書、領収書など、多角的な証拠を準備することが重要。
• 契約書の内容を明確化し、書面による合意を徹底することが紛争予防につながる。
• 紛争発生時は、早期に弁護士に相談し、証拠戦略を立てることが重要。

よくある質問 (FAQ)

Q1. ビジネス記録はどのような場合に証拠として認められますか？

A1. フィリピン証拠法規則130条43項の要件を満たす必要があります。具体的には、記録作成者が証言不能であること、記録が取引の直後に作成されたこと、記録作成者が事実を知り得る立場にあったこと、記録が通常の業務過程で作成されたこと、が必要です。

Q2. 売掛金元帳などの会計帳簿は、常に証拠として認められますか？

A2. いいえ、常に認められるわけではありません。本判決のように、記録作成者が証言できる場合や、記録内容について直接的な知識がない場合は、証拠能力が否定されることがあります。ただし、他の証拠と組み合わせることで、間接的な証拠として利用できる場合があります。

Q3. 契約書がない場合、ビジネス記録だけで契約内容を証明できますか？

A3. ビジネス記録だけで証明することは難しい場合があります。契約内容を証明するためには、契約書が最も有力な証拠となります。契約書がない場合は、ビジネス記録に加えて、当事者間のメールのやり取り、請求書、見積書など、他の証拠を総合的に考慮する必要があります。

Q4. 納品書や領収書がない場合、どのように納品や支払いを証明すればよいですか？

A4. 納品書や領収書がない場合でも、銀行の振込明細、第三者の証言、ビジネス記録（納品記録、売上記録など）など、他の証拠で証明できる場合があります。重要なのは、複数の証拠を組み合わせ、事実関係を多角的に立証することです。

Q5. 証拠として認められないビジネス記録は、全く役に立たないのでしょうか？

A5. いいえ、全く役に立たないわけではありません。証拠能力が否定されたビジネス記録でも、裁判官の心証形成に影響を与えたり、他の証拠を補強したりする役割を果たすことがあります。また、証拠開示手続きの中で、相手方の主張を検証する手がかりとなることもあります。

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